AUDYT IT — PROCESY · LICZBY · PLAN
Czternaście dni i stała cena. Wychodzisz z mapą procesów, policzonym kosztem obecnego stanu i planem na rok — także wtedy, gdy wdrożenie zlecisz komu innemu.
Audyt IT kojarzy się z przeglądem serwerowni i listą sprzętu do wymiany. Nasz wygląda inaczej: zaczyna się od procesów, nie od infrastruktury. Interesuje nas, gdzie w firmie ginie czas i pieniądze — technologia jest tylko jedną z możliwych przyczyn i często wcale nie tą główną.
Audyt informatyczny kończy się dokumentem, który da się wykonać: mapą procesów, listą szybkich wygranych, policzonym kosztem status quo i planem na rok z budżetem na każdy kwartał. Nie kończy się rekomendacją „warto rozważyć transformację".
Ma stałą cenę ustaloną przed startem. Nie rozliczamy się godzinowo, bo wtedy w interesie wykonawcy jest, żeby audyt trwał dłużej — a w Twoim, żeby skończył się konkretem.
Audyt 14 to czternaście dni, z czego większość spędzamy w Twojej firmie albo na rozmowach z Twoimi ludźmi. Poniżej realny przebieg — nie ramowy harmonogram z oferty, tylko to, co dzieje się w praktyce.
Zaczynamy od pytania, co ma się zmienić — nie od tego, jakie macie systemy. Ustalamy, po czym poznamy, że audyt się opłacił, i co jest poza zakresem. Przeglądamy dokumentację, umowy z dostawcami i to, co ktoś już kiedyś próbował naprawić.
Najważniejsza część i jedyna, której nie da się zrobić zdalnie ani z dokumentów. Siadamy obok osób z księgowości, sprzedaży, magazynu i patrzymy, jak naprawdę wygląda ich dzień — bo proces opisany w procedurze i proces wykonywany codziennie to zwykle dwie różne rzeczy.
Zamieniamy obserwacje na godziny i złotówki: ile czasu zjada przepisywanie danych, ile kosztują błędy wychwytywane na końcu, ile płacicie za licencje, z których nikt nie korzysta. Bez tej liczby żadna oferta na zmianę nie ma do czego się odnieść.
Rekomendacje układamy według zwrotu i ryzyka, nie według tego, co najciekawsze technicznie. Część z nich to nie projekty, tylko konfiguracja narzędzi, które już macie — te idą na początek, bo kosztują najmniej i budują zaufanie do reszty planu.
Raport przechodzimy razem, punkt po punkcie, z możliwością zakwestionowania każdej liczby. Wychodzicie z dokumentem, który jest Wasz — także wtedy, gdy wdrożenie zlecicie komuś innemu albo nikomu.
Trzydzieści minut wystarczy, żeby ocenić, czy audyt jest u Ciebie sensownym pierwszym krokiem — i powiedzieć wprost, jeśli nie jest.
Cztery rzeczy, wszystkie w formie, którą da się przekazać dalej — współwłaścicielom, bankowi albo innemu wykonawcy. Bez zależności od nas — to nie jest dokument, który ma sens tylko wtedy, gdy podpiszesz z nami kolejną umowę.
Nie schemat organizacyjny, tylko przepływ pracy i informacji między działami, z zaznaczonymi miejscami, w których coś się zatrzymuje, dubluje albo ginie. Dla wielu firm to pierwszy raz, gdy widać to na jednej kartce.
Godziny i złotówki przypisane do konkretnych czynności. Ta liczba jest po to, żeby każda późniejsza wycena miała punkt odniesienia — bez niej wszystko wygląda na drogie.
Lista zmian możliwych do wykonania w tygodnie, zwykle bez kupowania czegokolwiek. Z naszych audytów wynika, że 30–50% zgłaszanych problemów rozwiązuje konfiguracja narzędzi, za które firma już płaci.
Rozpisany na kwartały, z widełkami budżetowymi i wskaźnikiem przy każdym etapie. Plan zakłada, że po drodze zmienicie zdanie — dlatego etapy są niezależne, a nie ustawione w jedną kaskadę.
Jeśli wiesz już dokładnie, co chcesz zrobić, i szukasz wykonawcy — audyt będzie zbędnym kosztem i tak powiemy. Podobnie, gdy firma mierzy się z problemem, który nie ma nic wspólnego z procesami ani technologią: spadającą marżą, odejściami w zespole, sporem właścicielskim. Doradztwo IT tego nie naprawi, a odsunie w czasie rozmowę, którą trzeba odbyć.
Audyt jest wejściem do każdej z pozostałych rzeczy, które robimy: obiegu dokumentów, automatyzacji procesów, integracji systemów, wdrożenia ERP czy wdrożeń AI — ale nie zobowiązuje do żadnej z nich. Szerszy kontekst opisujemy przy transformacji cyfrowej.
Ma stałą cenę, ustaloną przed startem i niezależną od tego, ile znajdziemy. Podajemy ją po krótkiej rozmowie, w której ustalamy wielkość firmy i liczbę obszarów do przejrzenia — bo audyt jednego działu i audyt całej firmy to inna praca.
Nie rozliczamy się godzinowo świadomie. Przy stawce godzinowej w interesie wykonawcy jest, żeby audyt trwał dłużej, a w Twoim — żeby skończył się konkretem.
W praktyce niczym — to dwie nazwy tej samej usługi i używa się ich zamiennie. Jeśli już rozdzielać, „audyt informatyczny” brzmi w Polsce bardziej jak przegląd infrastruktury i bezpieczeństwa, a „audyt IT” szerzej, razem z procesami.
My w obu przypadkach robimy to samo: zaczynamy od procesów i ludzi, a sprzęt oraz licencje sprawdzamy o tyle, o ile wpływają na to, jak firma pracuje.
Nie i to jest wpisane w sposób, w jaki piszemy raport. Dokument ma być wykonalny przez dowolnego wykonawcę — z listą wymagań, a nie z opisem naszego rozwiązania.
Zdarza się, że rekomendacja brzmi „zostańcie przy tym, co macie, i popraw konfigurację”. Wtedy nie ma czego wdrażać i tak to mówimy.
Najwięcej między trzecim a siódmym dniem, kiedy rozmawiamy z ludźmi wykonującymi pracę — realnie po godzinie do dwóch od kilku osób. Osoba zamawiająca audyt angażuje się na starcie i na końcu, łącznie jakieś pół dnia.
Nie prosimy o przygotowywanie dokumentacji „pod audyt”. Jeśli czegoś nie ma spisanego, to też jest wynik audytu, a nie zadanie domowe przed nim.
To częsta i uzasadniona obawa, zwłaszcza gdy ktoś w firmie odpowiada za system, który okaże się problemem. Dlatego raport opisuje procesy i decyzje, a nie ocenia ludzi — nikt nie dostaje w nim nazwiska przy błędzie.
Z naszego doświadczenia najczęstszym wynikiem nie jest „ktoś zawinił”, tylko „firma urosła szybciej niż jej narzędzia”. To normalny etap, a nie powód do wstydu.
ODPOWIADAMY W 24 GODZINY
Bezpłatna 30-minutowa konsultacja. Bez zobowiązań i bez handlowca — rozmawiasz z osobą, która poprowadzi Twój projekt.
JET LARK SP. Z O.O.
3 MAJA 22 / 2C
40-096 KATOWICE
Twoja wiadomość wystartowała. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin — sprawdź skrzynkę (czasem także spam).